La persona empleadora puede ordenar cómo se utilizan los dispositivos
La subordinación laboral permite impartir instrucciones sobre la forma, el tiempo y el lugar en que se presta el servicio, dentro de los límites legales y de la buena fe. Los artículos 69 y 71 del Código de Trabajo respaldan la dirección de las labores y el deber de ejecutar las tareas con cuidado y esmero.
Esto permite regular el uso personal del celular cuando afecta atención, productividad, seguridad, servicio al cliente, confidencialidad o convivencia. No existe un derecho general a utilizar libremente el teléfono personal durante toda la jornada.
La facultad tampoco es ilimitada. La medida debe tener una finalidad laboral legítima, ser conocida y aplicarse de forma razonable, proporcional y consistente.
Una regla clara es mejor que una orden cambiante
La política debería indicar en qué momentos y espacios se permite el uso, cuáles puestos tienen restricciones especiales, dónde se guardan los dispositivos y cómo se atienden emergencias. También debe diferenciar llamadas, mensajería, fotografías, grabaciones, redes sociales y aplicaciones laborales.
Cuando existe Reglamento Interno de Trabajo aprobado, la empresa debe respetar sus disposiciones y el régimen disciplinario correspondiente. Si no existe, puede comunicar directrices válidas, pero no inventar sanciones contrarias al Código ni modificar arbitrariamente condiciones esenciales.
Las reglas deben comunicarse antes de sancionar. Una firma acredita recepción, pero no reemplaza la capacitación ni convierte en válida una disposición desproporcionada.
La prohibición total requiere una justificación más fuerte
En áreas con maquinaria, conducción, atención clínica, manejo de alimentos, datos reservados o riesgo de accidentes, una restricción intensa puede ser necesaria. El artículo 71 también obliga a acatar medidas preventivas de seguridad indicadas por autoridades y patronos.
En puestos administrativos sin riesgos equivalentes, una prohibición absoluta durante toda la permanencia podría resultar excesiva si existen alternativas menos restrictivas. Conviene separar el tiempo de trabajo efectivo de las pausas y evaluar la realidad de cada función.
La empresa no debería aplicar una regla únicamente a determinadas personas sin una razón objetiva. Las diferencias pueden justificarse por responsabilidades y riesgos, no por favoritismos o represalias.
Las pausas y las emergencias necesitan un tratamiento definido
Una política puede permitir el uso personal durante descansos, comidas o zonas designadas, siempre que no se comprometan seguridad, confidencialidad o atención de la operación. Cuando la persona puede disponer libremente de su descanso, el control debe ser menos invasivo.
También conviene habilitar un canal para emergencias familiares. En ambientes donde el teléfono debe permanecer fuera del área, la familia puede contar con un número institucional o la persona puede avisar previamente una situación particular.
Las necesidades relacionadas con discapacidad, salud, embarazo, lactancia o responsabilidades de cuidado requieren análisis individual y confidencial. Una excepción razonable no debería exponerse ante el resto del equipo.
Un teléfono empresarial sigue siendo una herramienta de trabajo
La organización puede establecer finalidades, aplicaciones autorizadas, medidas de ciberseguridad, límites de consumo, respaldos y procedimiento de devolución. Debe aclarar si admite un uso personal incidental y qué nivel de supervisión realiza.
La asignación de un equipo no autoriza a instalar herramientas ocultas ni a acceder indiscriminadamente a comunicaciones privadas. Si se permite uso personal, la expectativa de privacidad puede aumentar y exige controles más cuidadosos.
Cuando se utiliza el dispositivo personal para fines laborales, la política debe separar los datos corporativos de los privados, definir soporte, accesos y eliminación de información al terminar la relación. No conviene exigir contraseñas personales generales para acceder a contenido ajeno al trabajo.
El poder de supervisión no elimina la privacidad
El artículo 24 de la Constitución protege la intimidad y el secreto de las comunicaciones. La Ley 8968 tutela la autodeterminación informativa y el tratamiento de datos personales. Estos derechos continúan dentro de la relación laboral.
La supervisión debería ser informada, necesaria y proporcional. No es igual bloquear una aplicación, registrar tiempo de conexión o revisar consumo de datos que leer el contenido de conversaciones personales. Cuanto más intrusiva sea la medida, mayor debe ser su justificación.
Revisar el teléfono personal, exigir que se desbloquee o copiar conversaciones sin consentimiento o fundamento jurídico puede vulnerar derechos y convertir la evidencia en cuestionable. Ante una investigación delicada corresponde buscar asesoría antes de acceder al contenido.
Una captura de pantalla no siempre es prueba suficiente o lícita
Los mensajes pueden ser incompletos, estar fuera de contexto, haber sido reenviados o corresponder a otra persona. La empresa debe verificar origen, integridad, fecha, participantes y forma en que obtuvo el material.
La Sala Segunda ha analizado casos en los que conversaciones extraídas de teléfonos o grabaciones privadas fueron cuestionadas por lesionar la privacidad de las comunicaciones. La finalidad disciplinaria no autoriza a obtener prueba por cualquier medio.
Si una publicación es pública y afecta obligaciones laborales, todavía deben acreditarse autoría, contenido, impacto y actualidad. Una política previa sobre redes sociales y confidencialidad ayuda a definir expectativas, pero no sustituye la investigación.
No todo uso personal justifica el despido
La respuesta debe atender duración, frecuencia, riesgo, daño, instrucciones previas, puesto, reincidencia e intención. Revisar brevemente un mensaje no equivale a grabar información confidencial, abandonar una tarea crítica o utilizar el dispositivo mientras se conduce.
Las medidas disciplinarias deben respetar causalidad, actualidad y proporcionalidad. La empresa tiene que describir el hecho concreto, escuchar a la persona y aplicar el procedimiento previsto. No basta afirmar de forma genérica que “usó mucho el celular”.
Sin un Reglamento Interno aprobado, el régimen de sanciones tiene límites particulares. Una suspensión sin salario no debe utilizarse como respuesta automática, como se desarrolla en el artículo sobre suspensión disciplinaria.
El celular también puede extender indebidamente la jornada
La misma organización que limita el uso personal durante el trabajo debe evitar exigir respuestas constantes fuera del horario. Mensajes, llamadas y tareas digitales pueden convertirse en trabajo efectivo y generar tiempo extraordinario cuando exceden la jornada aplicable.
En teletrabajo existe un derecho de desconexión fuera de la jornada u horario establecido, salvo situaciones imprevistas y urgentes en los términos legales. La disponibilidad debe pactarse y no confundirse con conexión permanente.
Las jefaturas deberían distinguir comunicaciones que pueden esperar, urgencias reales y guardias formalmente organizadas. Enviar un mensaje no siempre exige respuesta inmediata.
Una política equilibrada protege desempeño y confianza
Antes de imponer restricciones, conviene identificar el problema: accidentes, distracción, exposición de datos, atención deficiente o interrupciones. La regla debe responder a ese riesgo y no a percepciones generales sobre determinadas generaciones.
Recursos Humanos puede revisar incidentes, capacitar a jefaturas, incorporar ejemplos y medir si la política se aplica de manera uniforme. También debe evaluar si el uso excesivo revela cargas bajas, falta de claridad, agotamiento o una cultura de comunicación fragmentada.
La meta no es vigilar cada movimiento, sino establecer límites comprensibles y compatibles con seguridad, productividad, privacidad y trato digno.
Aplicación práctica · Costa Rica
Ejemplo y ruta de actuación
Supuesto ilustrativo: Una persona cree que trabajó más horas de las que aparecen en la nómina. Reconstruye una semana concreta a partir de la hora real de inicio y término, pausas y descansos, y luego compara el total con la regla y el recargo aplicables en este país.
Cómo llevarlo a la práctica
- Elija una semana y registre día por día inicio, término, pausas, descanso y horas efectivamente trabajadas.
- Distinga jornada ordinaria, tiempo extraordinario, trabajo nocturno, feriado o disponibilidad; no sume categorías distintas como si tuvieran un solo recargo.
- Compare el registro propio con el horario publicado, los controles de acceso y el comprobante de salario.
- Solicite por escrito la corrección o explicación indicando fechas y horas concretas; conserve la respuesta y consulte la autoridad competente si no se resuelve.
Documentos que conviene reunir
- Calendario o rol de turnos
- Marcaciones, reportes de acceso y mensajes de asignación
- Comprobante salarial
- Solicitud y respuesta de la empresa
Antes de concluir: aplique los artículos y las excepciones de Costa Rica citados en el cuerpo de esta guía. Este ejemplo enseña un método de revisión; no determina por sí solo el resultado de un caso individual.
Fuentes oficiales consultadas
- Código de Trabajo de Costa Rica, artículos 69, 71 y 81.
- Criterios del MTSS sobre el uso del celular privado y redes sociales.
- Ley N.º 8968, Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales.
- Sala Segunda: privacidad de las comunicaciones y prueba laboral.
Alcance del contenido: material educativo desde la Psicología Organizacional y la Gestión Humana. No determina la validez de una sanción, una política o una prueba concreta ni sustituye asesoría legal.