El deber de reserva existe aunque el contrato no tenga una cláusula
El artículo 71 inciso g) del Código de Trabajo obliga a guardar rigurosamente los secretos técnicos, comerciales o de fabricación conocidos por razón del trabajo, así como los asuntos administrativos reservados cuya divulgación pueda causar perjuicio al patrono.
Por tanto, una cláusula contractual no crea desde cero el deber de confidencialidad. Su utilidad es concretar qué información maneja el puesto, para qué puede utilizarse, quién puede acceder y cuáles medidas deben seguirse.
La obligación se relaciona con la buena fe, pero no autoriza fórmulas ilimitadas ni permite calificar como secreto cualquier dato por simple conveniencia empresarial.
No toda información interna reúne las condiciones de un secreto
La Ley de Información No Divulgada protege información secreta, con valor comercial por ese carácter y sometida a medidas razonables para conservarla reservada. Pueden entrar en esta categoría fórmulas, procesos, estrategias, bases de clientes, precios no públicos o desarrollos técnicos, según las circunstancias.
La información de dominio público, evidente para una persona experta o cuya divulgación sea exigida por ley u orden judicial no recibe la misma protección. Tampoco debe confundirse un secreto empresarial con las habilidades, experiencia y conocimientos generales adquiridos por quien trabajó en la organización.
La empresa que pretende exigir reserva debe actuar de forma coherente: clasificar la información, restringir accesos, utilizar controles y explicar las reglas. Llamar confidencial a un documento que circula sin límites debilita la propia pretensión de protección.
Un acuerdo útil debe ser específico y comprensible
El acuerdo debería describir categorías concretas, finalidades permitidas, personas autorizadas, medidas de seguridad, procedimiento para devolver o eliminar información y duración aplicable. También conviene definir cómo reportar una pérdida, envío equivocado o acceso no autorizado.
Una redacción que declare confidencial “toda información de cualquier naturaleza para siempre” genera incertidumbre. La extensión temporal debe guardar relación con el tipo de información y con el tiempo durante el cual realmente conserva su carácter reservado.
El personal debe recibir una copia y capacitación práctica. Firmar un documento extenso sin explicar cómo se aplica en el correo, dispositivos, reuniones, teletrabajo o herramientas digitales no constituye una gestión suficiente.
Confidencialidad no equivale a silencio absoluto ni a no competencia
La obligación de reserva no debe utilizarse para impedir que una persona denuncie posibles incumplimientos ante autoridades, ejerza su defensa, aporte información requerida legalmente o converse con sus representantes dentro de los límites del ordenamiento.
Tampoco es lo mismo proteger información reservada que prohibir trabajar para otra organización después de finalizar la relación. Los pactos de no competencia posterior restringen la actividad profesional y requieren un análisis separado; no deben ocultarse dentro de una cláusula genérica de confidencialidad.
La empresa debe evitar disposiciones que limiten derechos indisponibles, que sean desproporcionadas o que intenten apropiarse del conocimiento general de la persona trabajadora.
La organización también tiene deberes frente a los datos de su personal
La confidencialidad no funciona en una sola dirección. La Ley 8968 protege los datos personales tratados manual o automáticamente y obliga a quienes intervienen en ese tratamiento a mantener secreto profesional o funcional, incluso después de terminar su relación con la base de datos.
Expedientes, incapacidades, evaluaciones, salarios, investigaciones y datos de contacto requieren accesos definidos y una finalidad legítima. Recursos Humanos no debería compartirlos por curiosidad, conveniencia o canales abiertos.
Los datos sensibles, especialmente los relativos a la salud, demandan mayor cuidado. En general debe recopilarse únicamente lo necesario para la gestión laboral, informar su uso y evitar pedir diagnósticos o detalles clínicos cuando una constancia sea suficiente.
La terminación laboral exige cerrar accesos, no presumir una infracción
El proceso de salida debe incluir devolución de equipos, revocación oportuna de credenciales, traslado autorizado de archivos y recordatorio de obligaciones vigentes. Estas medidas protegen a ambas partes y reducen errores posteriores.
El deber sobre secretos y datos protegidos puede mantenerse después del contrato mientras subsistan las condiciones que justifican la reserva. Eso no impide incorporar al currículum funciones, logros no confidenciales ni competencias profesionales.
No conviene pedir que la persona elimine indiscriminadamente información que legalmente pueda conservar para acreditar pagos, comunicaciones o derechos. El cierre debe identificar con precisión los activos empresariales y respetar la documentación personal legítima.
Una divulgación puede ser grave, pero debe investigarse
El artículo 81 inciso e) contempla como causa de despido sin responsabilidad patronal la revelación de los secretos señalados en el artículo 71 inciso g). Antes de decidir, la empresa debe comprobar qué información se reveló, su carácter reservado, la forma de acceso, la conducta atribuida y el vínculo con la persona investigada.
No todo envío equivocado demuestra intención ni toda conversación constituye revelación de un secreto. Deben evaluarse gravedad, perjuicio, medidas existentes, contexto, culpabilidad y antecedentes, respetando defensa, actualidad y proporcionalidad.
Cuando exista una fuga de datos personales, además del análisis laboral pueden activarse deberes específicos de seguridad y protección de datos. Conviene contener el incidente, preservar evidencia y obtener asesoría especializada antes de improvisar una sanción.
La prevención combina reglas, tecnología y cultura
Una política efectiva clasifica la información por niveles, asigna accesos según funciones, regula dispositivos y trabajo remoto, incorpora procedimientos de incidentes y revisa permisos cuando una persona cambia de puesto.
La capacitación debe utilizar ejemplos reales: destinatarios incorrectos, enlaces públicos, fotografías de pantallas, uso de cuentas personales, conversaciones en espacios abiertos y carga de documentos en herramientas externas. La seguridad depende más de hábitos verificables que de advertencias genéricas.
Desde Recursos Humanos, el objetivo es construir responsabilidad compartida: proteger información empresarial sin invadir la privacidad ni restringir indebidamente la movilidad y los derechos de las personas.
Aplicación práctica · Costa Rica
Ejemplo y ruta de actuación
Supuesto ilustrativo: Una persona o una organización necesita aplicar la regla sobre “Confidencialidad en el trabajo: qué información se protege y cómo gestionarla” a una situación real. Primero convierte el problema en hechos verificables y después lo contrasta con los artículos y fuentes oficiales de Costa Rica.
Cómo llevarlo a la práctica
- Defina quiénes participan, qué ocurrió y qué decisión o derecho se está revisando.
- Anote fechas, sector, tipo de relación y cualquier condición que el artículo identifica como relevante.
- Localice en el texto los artículos legales citados y compare cada requisito con los hechos y documentos disponibles.
- Pida por escrito la información que falta y conserve la respuesta. Si hay desacuerdo o un plazo próximo, consulte a la autoridad laboral o a un profesional en Derecho de este país.
Documentos que conviene reunir
- Contrato o constancia de condiciones
- Comunicaciones relacionadas con el hecho
- Registros y comprobantes relevantes
- Solicitud de aclaración y respuesta
Antes de concluir: aplique los artículos y las excepciones de Costa Rica citados en el cuerpo de esta guía. Este ejemplo enseña un método de revisión; no determina por sí solo el resultado de un caso individual.
Fuentes oficiales consultadas
- Código de Trabajo de Costa Rica, artículos 71 inciso g) y 81 inciso e).
- Criterios del MTSS sobre acuerdos de confidencialidad.
- Ley de Información No Divulgada, N.º 7975.
- Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, N.º 8968.
Alcance del contenido: material educativo desde la Psicología Organizacional y la Gestión Humana. No determina la validez de una cláusula ni sustituye asesoría legal, el criterio de PRODHAB, el Ministerio de Trabajo o los tribunales.